Datenschutzerklärung

[Firmenwortlaut lt. Firmenbuch], [Straße Nr.], [PLZ Ort, Österreich]
Kontakt für alle Datenschutz-Anliegen: placek@abm.at

Je nach Vertragskonstellation kann die Verarbeitung teilweise als Auftragsverarbeitung für den Auftraggeber erfolgen — [vom Verantwortlichen zu prüfen].

Diese App verarbeitet Daten ausschließlich für folgende Zwecke:

• Lesen und Schreiben der Projektübersicht (Excel-Datei im Microsoft 365 des Nutzers), inkl. Anlegen neuer Problem-Zeilen
• Erstellen von E-Mail-Entwürfen in Outlook — gesendet wird immer nur vom Nutzer selbst
• Einbetten hochgeladener Fotos in die Excel-Datei und Beifügen von Fotos als Mail-Anhang
• Wiedervorlage-Erinnerungen — die Erinnerungs-Mail geht ausschließlich an die eigene Adresse des angemeldeten Nutzers
• Fehlermeldungen des Nutzers an den Betreuer sowie ein Aktivitätsprotokoll der Agent-Aktionen

• Namen und E-Mail-Adressen der Ansprechpartner sowie Problemtexte (Titel, Kommentare, offene Punkte) aus der Excel-Datei
• Fotos aus der Excel (flüchtig gelesen, nur als Mail-Anhang) und vom Nutzer hochgeladene Fotos (siehe Speicherung unten)
• Microsoft-Zugangstokens sowie Name und E-Mail des angemeldeten Nutzers
• Inhalte von Fehlermeldungen (Beschreibung, optionaler Screenshot)

Die App speichert bewusst minimal. Excel-Datei, Fotos und E-Mails verbleiben im Microsoft 365 des Nutzers.

• Login-CookieSigniertes Sitzungs-Cookie im Browser, Laufzeit 7 Tage. Danach ist eine neue Anmeldung nötig.
• AktivitätsprotokollProtokoll der Agent-Aktionen auf dem Server, rollierend auf maximal 500 Einträge begrenzt — die ältesten Einträge fallen automatisch heraus.
• Hochgeladene FotosNur verschlüsselt (AES-256-GCM) zwischengespeichert, bis sie in die Excel-Datei eingebettet sind — danach werden sie serverseitig gelöscht. Aus der Excel gelesene Fotos werden nur flüchtig im Speicher verarbeitet und nie abgelegt.
• Einstellungen und Konto-VerknüpfungMicrosoft-Zugangstokens verschlüsselt (AES-256-GCM), Einstellungen und Automatik-Status zugriffsbeschränkt — auf einem EU-Server, bis zum Projektende bzw. bis zur Löschung (unverzüglich, spätestens 14 Tage nach Ende des Prototyp-Betriebs).

• Microsoft 365 des Nutzers: Die App greift per Microsoft Graph API auf Excel und Outlook zu; die Daten verbleiben im Microsoft-365-Konto des Nutzers.
• KI-Dienst: Zur Formulierung der E-Mail-Entwürfe wird ein EU-KI-Dienst eingesetzt (Mistral AI, Paris, Frankreich — Verarbeitung in der EU). Übermittelt werden ausschließlich die für den jeweiligen Entwurf erforderlichen Textangaben aus der betreffenden Zeile — keine Fotos. Die Daten werden laut API-Bedingungen des Anbieters nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Hosting: Die App läuft auf einem Server in der EU.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des vereinbarten Prototyp-Projekts. Die genaue Einordnung nach Art. 6 DSGVO: [vom Verantwortlichen zu prüfen].

Sie haben nach der DSGVO insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an placek@abm.at. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).